Fallstudie S. Oliver Group
Im Jahr 2018 hat das Unternehmen S. Oliver Group schrittweise das Warenwirtschaftssystem SAP Fashion Management Solution eingeführt. Alle Waren- und Werteflüsse sind nun digital miteinander verbunden. Dadurch wird nicht nur die Transparenz erhöht, sondern das Unternehmen kann auch schneller und kundenorientierter handeln. Ein digitaler Kern ist durch die Zusammenführung der Finanz-, Logistik- und Warenwirtschaft entstanden und ermöglicht dadurch eine bessere technische Zusammenarbeit. In die zentralen Geschäftsprozesse wurde eine Sortimentsplanung integriert, welche ein automatisches Nachbestücken von Flächen im Handel ermöglicht. Das Unternehmen legte besonderen Wert auf eine ganzheitliche Integration. Die verschiedenen Anspruchsgruppen, wie Mitarbeitende und Kunden, wurden bei der Einführung miteinbezogen (GBI-Genios, 2019).
Wir möchten nun in einem erfundenen Beispiel eines Werteflusses, jedoch passend auf den Fall S. Oliver Group, aufzeigen, wie dies im Hintergrund eines solch modernen Einkreissystem wie zum Beispiel dem ERP Programm SAP aussehen könnte. Versuchen Sie diesen integrierten Wertefluss nachzuvollziehen und auf Ihr modernes Informationssystem zu transformieren sowie die Auswirkungen bzw. Änderungen festzustellen.
Fiktives Beispiel eines Werteflusses anhand des Wareneinkaufes von S. Oliver Group
1. Bestellanforderung
Es gilt den Beschaffungsbedarf festzustellen durch Informationen aus dem Warenwirtschaftssystem wie Soll-Bestand, Ist-Bestand, Mindestbestand, Lieferzeit, Verpackungseinheit, Lieferant und Mindestbestellwert. Diese Informationen werden an die Einkaufsabteilung weitergeleitet.
Beispiel: Die Hose XY in der Grösse YZ hat den Mindestbestand von fünf Stück unterschritten, welcher gerade noch für die Lieferzeit von fünf Tagen ausreichen würde (Erfahrungswert vergangener Verkäufe). Die Mindestbestellmenge beim Grossisten «Meier» beträgt zehn Stück. Das System rechnet somit mit einem Soll-Bestand von mindestens 20 Stück. Aus diesem Grund beträgt die Bestellmenge 20 Stück.
2. Bestellung
Aufgrund der Informationen aus der Bestellanforderung wird eine Bestellung im Einkaufssystem ausgelöst. Das Einkaufssystem nimmt die Daten der Bestellanforderung auf und ergänzt diese mit den hinterlegten Konditionen wie Preis, Zahlungskonditionen (Skonto, Frist etc.) und Lieferart. Zusätzlich wird eine Kommission (Referenz) durch das System für die Bestellung vergeben sowie die genaue Lieferadresse (Filiale, Lagerort im Lager) angegeben.
Beispiel: Die Bestellung 0815 wird an den Lieferanten "Meier" mit allen nötigen Informationen wie Artikel, Menge, Preis, Zahlungskonditionen etc. direkt über den Mailserver des Informationssystems versendet. Eine Bestellbestätigung folgt in der Regel innerhalb des gleichen Tages. Die erfasste Bestellung im Einkaufssystem wird nun an das Warenwirtschaftssystem über eine Schnittstelle übermittelt. Dort ist diese Bestellung nun pendent bis die Ware eintrifft.
3. Wareneingang
Sobald die Ware eingetroffen ist, wird diese auf ihre Qualität und eventuelle Transportschäden untersucht. Bei Qualitätsmängeln wird ein entsprechender Fall im Modul des Warenwirtschaftssystems eröffnet. Bei für gut befundener Ware wird diese der Bestellung zugeordnet und um allfällige Mengen oder Preisabweichungen korrigiert. Danach wird die Ware zum Bestandeswert in das Lager als Wareneingang eingebucht. Diese Buchung im Warenwirtschaftssystem schreibt den Warenwert dem Vorratskonto in der Betriebsbuchhaltung gut. Das Vorratskonto wird je nach Bestandesführung regelmässig mit der Finanzbuchhaltung abgeglichen. Ebenfalls wird der Status der Bestellung mit dem Einkaufssystem abgeglichen.
Beispiel: Die 20 neu eingetroffenen Hosen werden nach erfolgreicher Qualitätskontrolle zum Wert XY in das Warenlager im Warenwirtschaftssystem eingebucht. Die Bestellung ändert nun den Status von offen zu eingetroffen. Diese Information wird über die Schnittstelle an das Einkaufssystem weitergeleitet.
4. Rechnungseingang
Sobald die Rechnung des Lieferanten eintrifft, muss diese mit dem Wareneingang aus dem Warenwirtschaftssystem (Betriebsbuchhaltung) abgeglichen werden. Die Rechnung wird als Warenaufwand verbucht und dem entsprechenden Kreditorenkonto zur Zahlung gutgeschrieben. Bei der Verbuchung werden die entsprechenden Kostenverursacher direkt mitkontiert. Die erfolgte Mitkontierung bei der Finanzbuchung wird direkt in die Betriebsbuchhaltung übermittelt und dort manuell oder teils auch automatisch der Kostenart, der Kostenstelle oder dem Kostenträger zugeordnet. Somit kann das Produktkostencontrolling die entstandenen Kosten der Betriebsabrechnung hinzufügen. Diese Übermittlung stellt die Unterscheidung Finanzbuchhaltung/Betriebsbuchhaltung innerhalb des Einkreissystems sicher. Auch bei Gemeinkosten, wie zum Beispiel den Gehältern, werden mittels der Verbuchung in der Finanzbuchhaltung und der dadurch erfolgten Kontierung die Informationen direkt an das Gemeinkostencontrolling in der Betriebsbuchhaltung weitergeleitet. Unerwartete Nebenkosten der Bestellung, wie Zoll oder sonstige Abgaben, werden der entsprechenden Kostenart, Kostenstelle bzw. dem Kostenträger direkt zugeordnet und der Aufwand in der Finanzbuchhaltung verbucht.
Beispiel: Die Rechnung RG1234 in der Höhe von XY wird in die einzelnen Positionen (Warenwert, Frachtkosten, MwSt. etc.) aufgesplittet und verbucht. Die betroffene Filiale wird als Kostenstelle mitkontiert.
5. Kreditorenzahlung
Bei Fälligkeit der Rechnung in der Finanzbuchhaltung wird diese beim nächsten Zahllauf überwiesen und per Ausführungstag ausgeglichen. Hierfür werden Informationen zum Kreditor, wie Name und Adresse, aber auch Bankverbindung, vom System abgefragt. Bei Skontoabzügen wird die Aufwandsminderung direkt in der Finanzbuchhaltung verbucht und für die Betriebsbuchhaltung mitkontiert. Durch die Kontierung wird diese Minderung wiederum automatisiert an das Produktkostencontrollingsystem weitergeleitet. Weitere Änderungen können zum Beispiel Kursdifferenzen bei Fremdwährungszahlungen sein, die in der Systematik den gleichen Wertefluss wie Skontoabzüge aufweisen.
Beispiel: Freitags wird jeweils in der Buchhaltung der Zahllauf getätigt. Unsere RG1234 ist per Stichtag zum nächsten Zahllauf fällig und wird berücksichtigt. Es werden 3% Skonto abgezogen und in der Verbuchung und Kontierung um diesen Betrag entsprechend korrigiert.
Allgemein
Personalkosten (Arbeitsstunden der Mitarbeiter) werden als Lohnaufwand in der FIBU verbucht und die verursachte Kostenstelle wird mittels der Kontierung belastet. Diese Kosten werden im Produktkostencontrolling ebenfalls für die Kalkulation des Produktes berücksichtigt.
Fazit
Diese Synchronität zwischen der Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung, bei den Belegflüssen zum Geschäftsfall Wareneinkauf bei S. Oliver Group, stellen das Einkreissystem bei modernen Informationssystemen sicher. Die betriebliche Wertschöpfungskette wird aufgegliedert, und bei Kontaktpunkten innerhalb des Werteflusses werden entsprechende Schnittstellen geschaffen.
Werteflussdiagramm zum Wareneinkauf von S. Oliver Group
Literaturverzeichnis
- Bundi, M., & Trachsel, V. (2019). Management Accounting: Betriebsabrechnung und Wertefluss. [Unveröffentlichtes Unterrichtsskript], Institut für Finanzdienstleistungen Zug IFZ.
- GBI-Genios Deutsche Wirtschaftsdatenbank GmbH (2019). SAP-Migration. Abgerufen am 14.03.2020 von https://www.wiso-net.de/document/CIOD__791ec4e8e6bcd78f27819ed166d55dc227b0429b
