Alpha Search AG - Lösung

Aufgabe 1: Beschreiben Sie, in welchem Umfeld sich die Alpha Search AG befindet und welche Einflussfaktoren relevant sein könnten?

Die Alpha Search AG befindet sich in einem sehr kompetitiven Umfeld und ihren Erfolg hängt stark von ihren Beraterinnen und Beratern mit. Diese tragen mit ihren jeweiligen Netzwerkkontakten entscheidend zum Erfolg bei. Je grösser das Netzwerk ist, desto mehr Mandate werden tendenziell gewonnen. Der Erfolg bzw. die Mandatslage ist jedoch auch von der direkten Nachfrage nach Funktionen im Bereich Top Management und C-Level abhängig. Auch die Wirtschaftslage kann die Auftragslage bzw. die Länge eines Mandates beeinflussen. Wie in vielen anderen Bereichen erhält auch die Alpha Search AG durch die Digitalisierung immer grössere Konkurrenz, die die Dienstleistung kostengünstiger und effizienter anbieten können. Nicht zuletzt ist auch der Markenauftritt der Firma selbst entscheidend für den Erfolg der Firma.

Aufgabe 2: Welche Vorteile ergeben sich für die Alpha Search AG durch die Implementierung rollierender Verfahren?

Durch die Einführung der Rolling Forecast möchte man die operative Steuerung besser an die Eigen-tümlichkeiten des Geschäfts anpassen. Je volatiler der Markt einer Personalberatung ist, umso geringer fällt der Zeithorizont für die Rolling Forecasts aus. Mit einem Rolling Forecast kann schneller auf Marktveränderungen reagiert werden.

Aufgabe 3: Was sehen Sie für Herausforderungen bei der Umsetzung von rollierenden Verfahren und wie könnte man diesen entgegenwirken?

• Jahresplanung als Zielvorgabe: Zielvereinbarungen und die daraus resultierenden Entlöh-nungen müssen überprüft und dem neuen Konstrukt angepasst werden. Solange Jahresziele dominieren, wird der Fokus auch darauf ausgelegt sein (Rieg, 2015, S. 106). Dennoch muss ergänzt werden, dass wenngleich Stakeholders durch rollierende Methoden besser informiert sind, sie auch gleichzeitig dafür verantwortlich sind, dass immer noch konventionelle bezie-hungsweise traditionelle Prognosen und Pläne eingesetzt werden (Rickards & Ritsert, 2012, S. 140).
• Unternehmenskultur: Ein Rolling Forecast und das darauf basierende Rolling Budget kön-nen durch die Mitarbeitenden als Überwachung und Leistungsdruck empfunden werden, da sich das Management prinzipiell mehr einmischt. Es besteht die Gefahr, dass Mitarbeitende demotiviert werden oder wichtige Informationen, aus Furcht vor Zurechtweisung, zurückbe-halten. Somit steht man vor der schwierigen Herausforderung, die Unternehmenskultur zu ändern (Rieg, 2015, S. 106). Ein Mittel dazu ist beispielsweise die Dezentralisierung, also eine dezentral organisierte Verantwortung und Kompetenzverteilung.
• Umsetzungsaufwand: Der Umsetzungsaufwand eines Rolling Forecasts und eines Rolling Budgets ist nicht zu vernachlässigen. Monetäre oder zeitliche Investitionen in Software, In-halte und Methoden sind unabdingbar. Wichtig ist, nicht auf bestehenden Planungsinstrumen-ten aufzubauen, sondern Instrumente auszuwählen, die zum Rolling Forecast und Rolling Budget passen (Rickards & Ritsert, 2012, S. 141). Man steht dabei insbesondere auch vor der Herausforderung, die wesentlichen Kennzahlen zu definieren (Rieg, 2015, S. 106). Hilf-reich könnte dazu eine genauere Auseinandersetzung mit entsprechenden Tools oder Techno-logien, wie zum Beispiel Machine Learning oder Themen wie Big Data, sein. Es besteht je-doch die Gefahr, dass rollierende Verfahren durch wiederholte Revisionen noch kosten- und zeitintensiver werden (Rickards & Ritsert, 2012, S. 140-141).
• Gefahr der „Moving Targets“: Ein Rolling Budget erfordert eine proaktive Führung (Zeller & Metzger, 2013, S. 300). Es besteht allerdings das Risiko, dass Ziele zu schnell und zu ein-fach verändert werden. Bei der Verfehlung eines Ziels wird dieses lieber angepasst, anstatt mehr dafür zu investieren. Verfehlte Ziele sollen jedoch nicht durch die geänderten Umstände und Erwartungen gerechtfertigt werden (Rieg, 2015, S. 107).
• Mangelnde Fundierung der Parameter: Es fehlen greifbare Regeln und Empfehlungen be-züglich der Anzahl Perioden, der zu ermittelnden Kennzahlen und der Häufigkeit der Durch-führung. Der Grund dafür ist, dass das Instrument des Rolling Forecasts beziehungsweise des Rolling Budgets eher bei einfacheren Problemstellungen wie der Lagerhaltung primär von Vorteil ist. Bei einer Anwendung im ganzen Unternehmen läuft man die Gefahr, dass man zu schnell auf eine äussere Veränderung reagiert und so in eine permanente Ziel- und Mitteldis-kussion verfällt, was für Verwirrung sorgt (Rieg, 2015, S. 107).

Aufgabe 4: Welche Häufigkeit (Teilperioden) und welchen Planungshorizont empfehlen Sie der Alpha Search AG? Warum?

Da im Tagesgeschäft der Alpha Search AG sehr kurzfristig Probleme oder Änderungen bei wichtigen Mandaten auftreten können, ist ein monatlicher Rhythmus der Prognose und Planung sinnvoll. Der Zeithorizont sollte nicht zu lang sein, da die Mandate im Durchschnitt vier bis sechs Monate dauern. Zusätzlich nimmt die Genauigkeit der Vorausplanung der Mitarbeitereinsätze mit zunehmendem Zeitvorlauf rasant ab. Somit wären eine Prognose und Planung der kommenden vier Monate passend.

Aufgabe 5: Was schlagen Sie bezüglich der Datenverwendung und Detaillierungsgrad vor? Welches sind die wichtigsten Kennzahlen, die für die Erstellung des Rolling Forecast und das Rolling Budget relevant sind?

Wichtig ist es, sich beim Rolling Forecast auf einige wichtige Informationen zu beschränken, da ein monatlicher Rhythmus keine starke Detaillierung mehr erlaubt. (Markt), Daten aus Projekten und Unternehmen = Auftragsbestand, erwartete Auftragslage, Ab-schlussquote, Laufzeit, Auftragswert Folgende Informationen und Kennzahlen sollten bei der Alpha Search AG ermittelt werden: • Umsatz aus laufenden sowie bestätigten Kundenprojekten für die nächsten vier Monate • Auftragsbestand für die nächsten vier Monate in Personentagen, unterteilt nach: laufende Mandate und vereinbarte, jedoch noch nicht begonnene Mandate • Personalauslastung durch Aufträge für die nächsten vier Monate in Personentagen • Noch nicht bestätigte, jedoch wahrscheinliche, Mandate für die nächsten vier Monate in Per-sonentagen • Vorübergehende Marge errechnet aus oben genanntem Umsatz und den Ist-Kosten der Ver-waltung und den Personalkosten

Aufgabe 6: Die Geschäftsleitung der Alpha Search AG schlägt vor, den Rolling Forecast und das Rolling Budget mithilfe der bereits bestehenden Software umzusetzen, um den Aufwand in Grenzen zu halten. Was halten Sie davon?

Der Umsetzungsaufwand ist nicht zu vernachlässigen. Investitionen in Software, Inhalte und Methoden sind unbedingt notwendig. Es ist dabei wichtig, Instrumente auszuwählen, die zur rollierenden Planung passen. Die Software sollte demnach zum rollierenden Modell passen und nicht das rollierende Modell zur Software.

Aufgabe 7: Aus welchem Grund könnte sich die Alpha Search AG dennoch überlegen, neben des Rolling Forecasts und Rolling Budgets noch eine Jahresplanung zu machen?

Da dies oftmals von den Stakeholdern gewünscht wird. Obwohl diese durch rollierende Methoden besser informiert sind, sind sie gleichzeitig auch dafür verantwortlich, dass immer noch konventionelle beziehungsweise traditionelle Prognosen und Pläne eingesetzt werden.

Fallstudie: Alpha Search AG – Fallstudie Grundlagen: Rolling Forecast & Rolling Budget