Beschaffungscontrolling

Das Beschaffungscontrolling umfasst alle Führungshandlungen, die sich auf die Beschaffung von Material und Dienstleistungen beziehen (Ossadnik, 2009, S. 492-493). Es ist ein Subsystem des Beschaffungsmanagements. Das Beschaffungscontrolling ist wie auch das Logistikcontrolling und Absatzcontrolling wiederum ein Teil des Supply-Chain Managements (Schentler & Tschandl, 2010, S. 32, zit. in Distelzweig, 2014, S. 30). Dem Beschaffungsmanagement sind entsprechende Informationen zur Unterstützung der Führung bereitzustellen. Dabei handelt es sich um monetäre und nichtmonetäre Ergebnisgrössen, die wiederum in die Planungs-, Steuerungs- und Kontrollprozesse einfliessen (Kaufmann, Thiel & Becker, 2005, S. 4). Im Rahmen der Koordinationsaufgabe beschäftigt sich das Beschaffungscontrolling mit der Beschaffungsplanung und -kontrolle einschliesslich der Implementierung beschaffungsorientierter Anreizsysteme (Ossadnik, 2009, S. 492).

Begriffsdefinition und Abgrenzung

Beschaffungscontrolling setzt sich aus den beiden Begriffen Beschaffung und Controlling zusammen. Beschaffung umfasst jegliche Tätigkeiten eines Unternehmens, deren Zweck in der Bereitstellung der benötigten, jedoch nicht selbst hergestellten Objekte liegt. Dazu zählen neben Sachgütern und Dienstleistungen auch Rechte, Arbeitskräfte, Informationen und Kapital (Arnold, 1997, S. 3). In der Literatur werden Arbeitskräfte und Kapital jedoch oftmals aus dieser Definition ausgeklammert, da sich deren Beschaffung erheblich von den anderen genannten Objekten unterscheidet (Kaufmann, Thiel & Becker, 2005, S. 5). Des Weiteren sind die Ausdrücke Beschaffung und Einkauf, die von einigen Autoren zwar als Synonyme betrachtet werden, voneinander abzugrenzen. Im Sinne einer engeren Begriffsfassung ist der Einkauf als Teilbereich der Beschaffung zu verstehen, der sich lediglich mit operativen und administrativen Tätigkeiten beschäftigt (Grün & Brunner, 2013, S. 117). Analog dazu können auch die Begriffe Beschaffungscontrolling und Einkaufscontrolling voneinander abgegrenzt bzw. synonym verwendet werden.

Ziele

Die Ziele des Beschaffungscontrollings lassen sich von den allgemeinen Unternehmenszielen ableiten (Kaufmann, Thiel & Becker, 2005, S. 5). Es kann zwischen direkten und indirekten Zielen differenziert werden. Die direkten Ziele bezwecken die Koordinations-, Reaktions- und Adaptionsfähigkeit des Beschaffungsmanagements zu sichern und zu erhalten, sodass dieses die Unternehmensziele erreichen kann. Dazu gehören insbesondere folgende zwei Ziele (Piontek, 2016, S. 39, 44):

• Koordination der Beschaffungsführung: Dieses Ziel konzentriert sich sowohl auf bereichsinterne als auch -übergreifende Abstimmungen.
• Sicherstellung der Informationsversorgung der Beschaffungsführung: Eine umfangreiche Bereitstellung aller relevanten Informationen ist für ein funktionierendes Beschaffungscontrolling zentral. Diese müssen aktuell, exakt und verdichtet sein.

Die indirekten Ziele des Beschaffungscontrollings können weitestgehend mit den generellen Beschaffungszielen gleichgesetzt werden (Piontek, 2016, S. 39). Es geht also darum, dass die richtigen Güter und Dienstleistungen in der erforderlichen Art, Menge und Qualität zur gewünschten Zeit am gewünschten Ort zur Verfügung gestellt werden, und zwar zu möglichst niedrigen Kosten (Grün & Brunner, 2013, S.120). Konkret sehen die indirekten Ziele demnach wie folgt aus (Piontek, 2016, S. 45):

• Beschaffungskosten reduzieren
• Beschaffungsqualität erhöhen
• Beschaffungszeit senken
• Beschaffungsrisiko verringern
• Beschaffungsflexibilität steigern

Aufgaben

Wie aus den Zielen ersichtlich, ist es Aufgabe des Beschaffungscontrollings, die Koordination aller auf die Beschaffung bezogenen Führungshandlungen vorzunehmen. Es hat Informationen zu gewinnen, zu analysieren und den Bezugspersonen zur Entscheidungsunterstützung bereitzustellen (Ossadnik, 2009, S. 492; Arnold, 1997, S. 223). Piontek (2016) nimmt eine erste Gliederung in strategische und operative Aufgaben vor (S. 43-45). Wie in Abbildung 1 dargestellt, gehören die Planungsaufgaben, Kontrollaufgaben, Informationsbeschaffung und Koordinationsaufgaben in den operativen Bereich (S. 43-50). Folglich werden die einzelnen Aufgaben näher erläutert:

Quellen

Literaturverzeichnis

• Kaufmann, L., Thiel, C. & Becker, A. (2005). Einkaufs- und Beschaffungscontrolling. In U. Schäffer & J. Weber (Hrsg.). Bereichscontrolling (S. 1-42). Stuttgart: Schäffer-Poeschel.
• Ossadnik, W. (2009). Controlling (4. Aufl.). München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag.

Weiterführende Literatur

• Piontek, J. (2016). Beschaffungscontrolling (5. Aufl.). München: Oldenbourg Wissenschaftsverlag.
• Wagner, S. M. & Weber, J. (2007). Den Wertbeitrag der Beschaffung messen und optimieren. Weinheim: Wiley.

Autoren

Felix Thomas Bienz, Christian Huber, Martina Simona Hunziker, Alessia Jost