Spielewelt AG – Lösung

1. Warum soll ein BI-System eingeführt werden?

Es gibt mehrere Gründe für die Einführung eines BI-Systems in einer solchen Situation. Mit einem BI-System soll mehr Transparenz über die Produktionskosten geschaffen werden. Die akquirierte Firma in Spanien hat ein eigenes ERP- und CRM-System. Durch ein BI-System kann ein einheitlicher Daten-Pool (Single Point of Truth) für alle Daten der beiden Unternehmungen geschaffen werden. Dadurch wird es auch für das Controlling einfacher die Reports für das Management vorzubereiten. Durch die Akquisition hat sich zudem der Prozessablauf umgestellt. Die Unternehmung möchte von den Synergien profitieren und einige Arbeitsschritte zusammenführen, welche aktuell noch von beiden Firmen durchgeführt werden. Mit einem BI-System kann aufgezeigt werden, wo die Prozesse verbessert werden können. Durch die Prozessanalyse können auch zeitliche und technische Probleme erkannt werden.

2. Was sind Beispiele für strukturierte beziehungsweise unstrukturierte Daten der Spielewelt AG?

Strukturierte Daten sind alle Daten, welche in Spalten und Zeilen dargestellt werden können. Im Fall der Spielewelt AG sind das unter anderem die Angaben zu den Kunden (Name, Ort, Produkt, Umsatz pro Kunde, etc.) und auch Angaben zu den Lieferanten (Namen, Preis pro Artikel, etc.). Unstrukturierte Daten können nicht in Spalten oder Zeilen dargestellt werden. Es handelt sich hier beispielsweise um Textdateien, Videos, Audioaufnahmen, Bilder, etc. Die unstrukturierten Daten haben gemeinsam, dass der Dateityp jeweils bekannt ist. Jedoch sind die einzelnen Dateien völlig unabhängig voneinander. Die Spielewelt AG könnte unstrukturierte Daten in Form von Testvideos der Produkte oder ähnliches besitzen.

3. Welche internen Datenquellen kann die Spielewelt AG verwenden?

• Buchhaltung mit Umsatzzahlen, Jahresrechnung, Kostenrechnung
• Supply-Chain-Management mit Angaben über Lieferanten
• Enterprise-Ressource-Planning mit Angaben über die Mitarbeitenden

4. Mit welchen Risiken muss die Spielewelt AG rechnen, wenn im Unternehmen ein BI-System implementiert und angewendet wird?

Bei der Umsetzung kann es zu fehlenden Kapazitäten und Ressourcen kommen. Wenn das Projekt intern umgesetzt wird, dann sind viele Mitarbeiterressourcen durch die Einführung gebunden. Zudem müssen alle Mitarbeitenden, die mit dem Programm arbeiten werden, geschult werden. Dabei ist es auch wichtig, dass die Mitarbeitenden das neue Programm akzeptieren. Eine fehlende Akzeptanz kann unter anderem mit falschen beziehungsweise zu hohen Erwartungen an das neue BI-Programm zusammenhängen. Zudem ist es besonders wichtig, auch die Komplexität eines solchen Programmes nicht zu vergessen. Bei der Planung und vor allem bei der Umsetzung muss sichergestellt werden, dass das nötige Informatik-Fachwissen vorhanden ist.

5. An wen sollen die Auswertungen adressiert werden?

Bei der Adressierung kommt es stark darauf an, um welche Auswertungen es sich handelt. Nicht alle Auswertungen sollten für dieselben Personen zugänglich sein. Daher wird meist eine Art Berechtigungsstruktur aufgebaut. Wichtig ist, dass das obere Management jeweils auf alle Auswertungen zugreifen kann. Weitere Zielgruppen können die Abteilungsleiter und das Controlling sein. Der Vertriebsleiter für Mitteleuropa möchte vielleicht wissen, wie viele Tastaturen im letzten Monat über die einzelnen Vertriebskanäle verkauft wurden. Der Marketingleiter wiederum interessiert sich für andere Auswertungen. Das Ziel ist daher, dass die Anwendenden selbst die gewünschten Auswertungen generieren können (Self-Service Business Intelligence). Damit dies umsetzbar ist, müssen zu Beginn die einzelnen Berechtigungen klar definiert und abgegrenzt werden. Es darf z.B. nicht passieren, dass die Abteilungsleiterin im Einkauf eine Auswertung über die Kaderlöhne generieren kann.

6. Wann und wie oft sollen die Daten erhoben werden?

Auch hier ist die Antwort individuell. Generell kann gesagt werden, dass ein einheitlicher Turnus sinnvoll ist. Weiter kann auch das Management eine Regelung vorgeben. Beispielsweise, zu welchem Zeitpunkt das Controlling monatliche Auswertungen generieren soll. Die Spielewelt AG ist in der dynamischen Game-Branche tätig und wird von Trends geleitet. Viele Spieler orientieren sich an den Meinungen von einzelnen Stars der Szene. Dadurch können Hypes nach bestimmten Spielen und Spielzubehör von einem Tag auf den anderen entstehen. Für die Unternehmung bedeutet dies, dass Kennzahlen, welche den Markt und den Absatz betreffen, teilweise sogar täglich erhoben werden sollten, damit die Unternehmung schnell auf diese aktuellen Trends reagieren kann (z.B. mit unterschiedlichen Produktpromotionen).

7. Wie sollen die Daten erhoben werden?

Die Frage, wie die Daten erhoben werden sollen, lässt sich in mehrere Teilfragen gliedern. Zuerst steht die Frage, was das BI-System können soll. Bei der Einführung des BI-Systems stellt sich auch immer die Frage nach einem Data Warehouse (DWH). Es gibt Anbieter, welche ein solches ebenfalls anbieten. Andere bieten komplette Soft- und Hardwarelösungen an. In dem Fallbeispiel empfiehlt sich eine eher generalistische Lösung an. Die Anwendung sollte die gängigen BI- und DWH-Funktionalitäten aufweisen. Dies gibt den Unternehmen die Möglichkeit auf einer fundierten Basis zu starten und gleichzeitig hält sich die Komplexität im Rahmen. Anschliessend muss sich die Spielewelt AG für einen Anbieter entscheiden. Der Softwaremarkt ist dynamisch, daher empfiehlt es sich Marktanalysen über mehrere Jahre hinweg zu betrachten. Der Anbieter sollte sich auf dem Markt etabliert haben und auch in den letzten Jahren eher zu den Marktleadern gehört haben. So kann sichergestellt werden, dass der Anbieter auch in Zukunft in diesem Geschäftsbereich tätig ist und die Software auch in Zukunft durch den Entwickler unterstützt wird.

8. Welche Daten werden benötigt?

Bei dieser Frage ist es wichtig, dass die Unternehmensstrategie in die Überlegungen mit einbezogen wird. Die Spielewelt AG möchte wachsen und den aktuellen Boom der Branche ausnutzen. In diesem Zusammenhang sind sicherlich Kennzahlen über den Absatz und den aktuellen Trend auf dem Markt von zentraler Bedeutung. Zudem sollte erhoben werden können, in welchen Regionen, welche Produkte das grösste Wachstum ausweisen. Ein BI-System sollte auch zu einer Effizienzsteigerung und zur besseren Integration der Playground Ltd. führen. Dabei sollte das Augenmerk auf der Gestaltung der Geschäftsprozesse liegen. Mögliche zu erfassende Daten in diesem Bereich sind beispielsweise welche Schritte eine PC-Tastatur durchläuft, bis sie zur Kundschaft gelangt. Redundante Schritte können so erkannt und eliminiert werden.

Fallstudie: Spielewelt AG – Anforderungsprofil Business-Intelligence-System