Kontinuierliche Verbesserung

Kaizen ist eine Zusammensetzung der japanischen Begriffe «Kai» und «Zen», wie in Abbildung XY zu sehen ist, was übersetzt Veränderung zum Guten oder zum Besseren bedeutet. Im Wesentlichen geht es um die kontinuierliche Verbesserung von Prozessen, Leistungen und Produkten in kleinen Schritten, welche in der Kultur verankert ist (Bertagnolli, 2018, S. 151-153). Überflüssige und verschwenderische Arbeitsschritte sollen identifiziert und beseitigt werden, um die Prozesse effizient und produktiv auszugestalten (Waser & Peter, 2016, S. 152).

Definition

Abb. 1: Die zwei japanischen Schriftzeichen „Kai“ und „Zen“ (Bertagnolli, 2020, S. 156)

In Japan wurde der Begriff des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP) eingeführt, um den Bedürfnissen der Umwelt und der Kundschaft nachzukommen (Apekova, 2016, S. 34-38). Die Philosophie des KVPs setzt die Mitarbeit des gesamten Personals voraus, da die Prozesse am besten durch die direkt involvierten Mitarbeitenden optimiert werden (Bertagnolli, 2018, S. 151-153). «Jeder Mitarbeiter soll sich permanent darum bemühen, seine Arbeit zu vereinfachen, kostengünstiger durchzuführen beziehungsweise Qualitätsprobleme zu reduzieren. Ein zentraler Punkt ist, dass jeder Mitarbeiter Verbesserungsmassnahmen ergreifen soll, jeder Mitarbeiter soll sein Wissen und seine Erfahrung einbringen». Die Zielvorgabe lautet im Allgemeinen, besser zu werden (Rieg, 2015, S. 124). Durch die kontinuierliche Verbesserung der Verfahren, Abläufe und Produkte wird die Qualität, die Effizienz und Produktivität im Unternehmen gefördert sowie gestärkt. Aus langfristiger Sicht werden dadurch Wettbewerbsvorteile erschaffen, welche es Unternehmen ermöglicht, den Umweltveränderungen standzuhalten (Kirner et al., 2006, S. 2-3).

Anwendung Kaizen

Als Anwendungsbeispiel dient hier der Warenaufwand. Die Kosten können beispielsweise durch das Aushandeln von besseren Konditionen bei den Lieferanten (Lieferkonditionen, Mengen- und Preiskonditionen, Rabatte etc.) verringert werden (Killinger & Stahl, 2008, S. 116-118). Bei der Produktion können Fertigungsschritte optimiert werden, indem das Material so effizient wie möglich verarbeitet wird und sich dadurch die Ausschüsse vermindern (Schmidt & Schneider, 2010, S.158). Gelingt die Umsetzung der Verbesserungen und Optimierungen, können nebst den Standartkosten zusätzlich die Gesamtkosten im Unternehmen optimiert werden (Rickards, 2009, S. 128).

Timo Marks unterscheidet in drei Vorgehensweisen zur Anwendung von KVP/Kaizen (2016, S. 42):

Führungskräfte-KVP	Initiierung des KVP durch Führungskräfte; Mitarbeitende sind bei der Gestaltung und Umsetzung beteiligt
Mitarbeiter-KVP	Ideen und Vorschläge von Mitarbeitenden werden mit den Führungskräften besprochen; Verbesserungen werden zusammen umgesetzt und neue Standards entwickelt; Führungskräfte sind verantwortlich für die Einhaltung der Standards
Experten-KVP	Entwicklung und Umsetzung neuer Standards von Experten; Nutzung der neuen Verbesserungen im Tagesgeschäft

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess lässt sich in sämtlichen Branchen, Organisationen und Unternehmen anwenden. Das Potenzial der Leistungen, Produkte sowie Prozesse ist in keinem Unternehmen vollumfänglich ausgeschöpft, weshalb ständig Optimierungen identifiziert und implementiert werden können (Business-Wissen, 2021).

PDCA-Zyklus

Abb 2: Das Kaizen Konzept am Beispiel vom PDCA-Zyklus: Kleine Verbesserungen in kleinen Schritten (Helmold, 2021, S. 38)

Der PDCA-Zyklus in Abbildung 2, auch bekannt als der Deming-Zyklus, ist ein nützliches Werkzeug im Kontext von Kaizen. PDCA ist eine iterative vierstufige Managementmethode, die im Geschäftsleben zur kontinuierlichen Verbesserung und Steuerung von Prozessen und Produkten eingesetzt wird (Helmold, 2021, S. 39). Die Methode befasst sich mit der Ermittlung und Beseitigung von Problemen, Schwachstellen und Fehlern. Der Zyklus verkörpert den systematischen Ansatz zur Lösung von Problemen und ist deshalb heute Bestandteil jeder Verbesserungsaktivität (Koch, 2015, S. 118-119).

Plan (planen)	Es wird eine Analyse der aktuellen Situation mittels Datenerhebung, -analyse und –auswertung durchgeführt. Auf Grundlage dieser Daten wird ein Verbesserungsplan definiert und realistische Ziele festgelegt.
Do (umsetzen)	Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden mit dem Plan vertraut gemacht und die geplanten Verbesserungen werden durchgeführt.
Check (überprüfen)	Überprüfung und Validierung der Verbesserungen. Wurden die Zielsetzungen der Phase „Planen“ erreicht?
Act (verbessern)	Bei Abweichung vom Ziel und Standardisierung der besten Lösung werden Gegenmaßnahmen definiert.