Alpha Search AG - Lösung

Aufgabe 1: Beschreiben Sie, in welchem Umfeld sich die Alpha Search AG befindet und welche Einflussfaktoren relevant sein könnten?

Die Alpha Search AG befindet sich in einem sehr kompetitiven Umfeld und ihren Erfolg hängt stark von ihren Beraterinnen und Beratern mit. Diese tragen mit ihren jeweiligen Netzwerkkontakten entscheidend zum Erfolg bei. Je grösser das Netzwerk ist, desto mehr Mandate werden tendenziell gewonnen. Der Erfolg bzw. die Mandatslage ist jedoch auch von der direkten Nachfrage nach Funktionen im Bereich Top Management und C-Level abhängig. Auch die Wirtschaftslage kann die Auftragslage bzw. die Länge eines Mandates beeinflussen. Wie in vielen anderen Bereichen erhält auch die Alpha Search AG durch die Digitalisierung immer grössere Konkurrenz, die die Dienstleistung kostengünstiger und effizienter anbieten können. Nicht zuletzt ist auch der Markenauftritt der Firma selbst entscheidend für den Erfolg der Firma.

Aufgabe 2: Welche Vorteile ergeben sich für die Alpha Search AG durch die Implementierung rollierender Verfahren?

Durch die Einführung der Rolling Forecast möchte man die operative Steuerung besser an die Eigentümlichkeiten des Geschäfts anpassen. Je volatiler der Markt einer Personalberatung ist, umso geringer fällt der Zeithorizont für die Rolling Forecasts aus. Mit einem Rolling Forecast kann schneller auf Marktveränderungen reagiert werden.

Aufgabe 3: Was sehen Sie für Herausforderungen bei der Umsetzung von rollierenden Verfahren und wie könnte man diesen entgegenwirken?

Eine Herausforderung ist, dass in vielen Unternehmen Jahresziele dominieren. Um die rollierenden Verfahren aber erfolgreich implementieren zu können, müssen auch die Zielvorgaben sowie die dar-aus resultierenden Entlöhnungen dem neuen Konstrukt angepasst werden.

Eine zusätzliche Hürde, die es zu überwinden gilt, ist die Unternehmenskultur. Diese muss angepasst werden, um zu verhindern, dass das vermehrte Einmischen des Managements durch ein Rolling Forecast und dem darauf basierenden Rolling Budget durch die Mitarbeitenden als Überwachung und Leistungsdruck empfunden werden. Eine dezentral organisierte Verantwortungs- und Kompetenzverteilung innerhalb des Unternehmens könnte eine Lösung des Problems sein.

Der grosse Umsetzungsaufwand von rollierenden Verfahren ist ebenfalls eine Herausforderung. Monetäre oder zeitliche Investitionen in Software, Inhalte und Methoden sind erforderlich. Um zu verhindern, dass rollierende Verfahren durch wiederholte Revisionen noch kosten- und zeitintensiver werden, ist es ratsam, nicht auf bestehenden Planungsinstrumenten aufzubauen, sondern von Anfang an Instrumente auszuwählen, die zum Rolling Forecast und Rolling Budget passen.

«Moving Targets» stellen eine weitere Herausforderung für Unternehmen mit rollierenden Verfahren dar. Aus diesem Grund muss besonders darauf achtgegeben werden, dass Ziele nicht zu schnell und zu einfach verändert werden. Verfehlte Ziele dürfen nicht durch die geänderten Umstände und Erwartungen gerechtfertigt werden.

Eine zusätzliche Schwierigkeit bei der Implementierung von rollierenden Verfahren in der Gesamtunternehmung kann die mangelnde Fundierung der Parameter darstellen. Durch das Fehlen von greifbaren Regeln und Empfehlungen bezüglich der Anzahl Perioden, der zu ermittelnden Kennzahlen und der Häufigkeit der Durchführung, läuft man die Gefahr, dass man zu schnell auf eine äussere Veränderung reagiert und so in eine permanente Ziel- und Mitteldiskussion verfällt. Somit ist es vorteilhaft, einen Rolling Forecast und ein Rolling Budget eher bei einfacheren Problemstellungen wie beispielsweise der Lagerhaltung einzusetzen.

Aufgabe 4: Welche Häufigkeit (Teilperioden) und welchen Planungshorizont empfehlen Sie der Alpha Search AG? Warum?

Da im Tagesgeschäft der Alpha Search AG sehr kurzfristig Probleme oder Änderungen bei wichtigen Mandaten auftreten können, ist ein monatlicher Rhythmus der Prognose und Planung sinnvoll. Der Zeithorizont sollte nicht zu lang sein, da die Mandate im Durchschnitt vier bis sechs Monate dauern. Zusätzlich nimmt die Genauigkeit der Vorausplanung der Mitarbeitereinsätze mit zunehmendem Zeitvorlauf rasant ab. Somit wären eine Prognose und Planung der kommenden vier Monate passend.

Aufgabe 5: Was schlagen Sie bezüglich der Datenverwendung und des Detaillierungsgrads vor? Welches sind die wichtigsten Kennzahlen, die für die Erstellung des Rolling Forecasts und des Rolling Budgets relevant sind?

Wichtig ist es, sich beim Rolling Forecast auf einige wichtige Informationen zu beschränken, da ein monatlicher Rhythmus keine starke Detaillierung mehr erlaubt.

(Markt), Daten aus Projekten und Unternehmen = Auftragsbestand, erwartete Auftragslage, Abschlussquote, Laufzeit, Auftragswert

Folgende Informationen und Kennzahlen sollten bei der Alpha Search AG ermittelt werden:

• Umsatz aus laufenden sowie bestätigten Kundenprojekten für die nächsten vier Monate
• Auftragsbestand für die nächsten vier Monate in Personentagen, unterteilt nach:
• laufende Mandate und vereinbarte, jedoch noch nicht begonnene Mandate
• Personalauslastung durch Aufträge für die nächsten vier Monate in Personentagen
• Noch nicht bestätigte, jedoch wahrscheinliche, Mandate für die nächsten vier Monate in Personentagen
• Vorübergehende Marge errechnet aus oben genanntem Umsatz und den Ist-Kosten der Verwaltung und den Personalkosten

Aufgabe 6: Die Geschäftsleitung der Alpha Search AG schlägt vor, den Rolling Forecast und das Rolling Budget mithilfe der bereits bestehenden Software umzusetzen, um den Aufwand in Grenzen zu halten. Was halten Sie davon?

Der Umsetzungsaufwand ist nicht zu vernachlässigen. Investitionen in Software, Inhalte und Methoden sind unbedingt notwendig. Es ist dabei wichtig, Instrumente auszuwählen, die zur rollierenden Planung passen. Die Software sollte demnach zum rollierenden Modell passen und nicht das rollierende Modell zur Software.

Aufgabe 7: Aus welchem Grund könnte sich die Alpha Search AG dennoch überlegen, neben des Rolling Forecasts und Rolling Budgets noch eine Jahresplanung zu machen?

Da dies oftmals von den Stakeholdern gewünscht wird. Obwohl diese durch rollierende Methoden besser informiert sind, sind sie gleichzeitig auch dafür verantwortlich, dass immer noch konventionelle beziehungsweise traditionelle Prognosen und Pläne eingesetzt werden.

Fallstudie: Alpha Search AG – Fallstudie

Grundlagen: Rolling Forecast & Rolling Budget