Österreichische Post – Einführung Beschaffungscontrolling

Die Österreichische Post AG ist führender Logistik- und Postdienstleister in Österreich. Ihr Kerngeschäft liegt in der Beförderung der Briefpost, Werbesendungen, Printmedien sowie Paketen. Durch Tochterunternehmen ist sie zudem in zwölf europäischen Ländern tätig (Österreichische Post Aktiengesellschaft, online). 2016 beschäftigte die Österreichische Post AG 21‘700 Arbeitnehmende, davon arbeiten 18'000 in Österreich. Die Österreichische Post AG ist an der Börse kotiert und erzielte 2016 2 Milliarden Euro Umsatz. Weiter tätigte sie Investitionen im Umfang von 106 Millionen Euro. Sie ist divisional organisiert. Unterschieden wird zwischen der Division Brief, Werbepost und Filialen und der Division Pakete und Logistik (Österreichische Post Aktiengesellschaft, 2017).

Die Einführung eines Beschaffungscontrollings ist ein Change-Prozess. Bei der Österreichischen Post erfolgte die Einführung mit dem Ziel Kosten zu optimieren. Wie aus dem Bericht von Paul Janacek (Leiter Finanzen Konzern-Fuhrpark) und Wolfgang Pfarl (Leiter Strategischer Konzerneinkauf), hervorgeht, stiess die Idee zuerst auf Skepsis. Inzwischen sieht jedoch die Mehrheit der 30 Mitarbeitenden im Konzerneinkauf das Beschaffungscontrolling als Vorteil (Janacek & Pfarl, 2017, S. 25).

Das Ziel der Kosteneinsparung soll mittels einer neuen Struktur erreicht werden. Neu erfolgt einerseits eine Unterteilung nach Warengruppen und andererseits übernimmt ein Einkäufer konzernweit die Verantwortung für eine Gruppe. Grundsätzlich kann gesagt werden, dass die Implementation eines Beschaffungscontrollings gut geplant sein muss und mit viel Fingerspitzengefühl vorgenommen werden soll. Ein solches Controlling wird von den Mitarbeitenden nur akzeptiert, wenn die Ziele auf diejenigen der Einkaufsorganisation sowie branchenspezifischen Zielen ausgerichtet sind. Die Mitarbeitenden müssen zudem in den Aufbauprozess einbezogen werden und so den daraus resultierenden Nutzen sehen. Der Abteilungsleiter des Einkaufs sowie seine Mitarbeitenden können aufgrund des eingeführten Beschaffungscontrollings Entscheidungen bezüglich der Beschaffung, der Organisation sowie zu strategische Fragen besser begründen. Gerade in wirtschaftlich angespannten Zeiten, in denen oftmals Personalreduktionen angestrebt werden, konnte anhand des Beschaffungscontrollings begründet werden, dass eine massive Reduktion kurzfristig zu Mehrkosten führen würde (Janacek & Pfarl, 2017, S. 25).

Fragen zur Fallstudie

1. Welche Kennzahlen werden sinnvollerweise bereits zu Beginn erhoben?
2. Inwiefern beeinflusst die Einführung eines Reportings die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung und welche Punkte müssen bei einem solchen Change-Prozess beachtet werden?
3. Wie in der Ausgangslage erwähnt, konnte dank des Beschaffungscontrollings dargelegt werden, dass eine Personalreduktion sogar zu Mehrkosten führen würde. Welche Funktion erfüllte hier das Beschaffungscontrolling?

Österreichische Post – Lösung

Quellen

• Janacek, P. & Pfarl, W. (2017). Beschaffungs-Controlling erfolgreich einführen. Controlling & Management Review Sonderheft 2-2016, 24–29.
• Österreichische Post Aktiengesellschaft. (2017). Die Österreichische Post AG: Geschäftsbericht 2016: Magazin. Abgerufen am 22.10.2017 von https://www.post.at/gb2016/de/magazin/#90
• Österreichische Post Aktiengesellschaft. (ohne Datum). Die Österreichische Post AG: Konzern Information. Abgerufen am 22.10.2017 von https://www.post.at/footer_ueber_uns_konzerninformation.php