Software-as-a-Service

Die zunehmende Digitalisierung beschleunigt die Transformation der Geschäftsmodelle und Arbeitsweisen rapide. Zu diesen Neuerungen gehört der Einsatz von Cloud-Lösungen (Ploss 2016, S. 2). Mit Software-as-a-Service (SaaS) ist eine Betriebsart entstanden, die den unternehmensinternen Selbstbetrieb von Enterprise Resource Planning Systemen (ERP) auslagert. In der Vergangenheit, bis 2010 folgte die ERP-Nutzung auf eigenen Servern des Unternehmens und bedingte interne Wartungen. Mit SaaS war erstmals eine Nutzung auf Weboberfläche, auch für komplexere Systeme möglich. Bereits heute kann auf komplette ERP-Systeme zurückgegriffen werden, wie z.B. SAP Business ByDesign. Das Unternehmen nutzt das ERP-System als entgeltlichen Miet-Service, so dass eigene Infrastrukturen oder Software Lizenzen entfallen. Der Betrieb und die Wartung des ERP-Systems wird an den Anbieter ausgelagert und sind Bestandteil des Services (Link 2015, S. 3, Münzl et al. 2015, S. 11-12).

Servicemodelle

Um Applikationen über das Internet zu ermöglichen, benötigt es ein Betriebssystem, eine Infrastruktur, sowie Software der Applikationen selbst. Diese Komponenten werden im Cloud Computing als Services bezeichnet und in drei Kategorien angeboten: Infrastructure as a Service (IaaS: Hardware, Speicher, Netzwerk, etc.), Plattform as a Service (PaaS: Betriebssystem, Middleware) und Software as a Service (SaaS: Applikationsebene), welche aufeinander aufbauen (Mell & Grance 2011, Schubert & Adisa 2011). Abb. 1 verdeutlicht die Differenzierung der Service-Ebenen und die Einordnung von SaaS ins Cloud Computing.

Abb. 1: Servicemodelle einer Cloud (Microsoft Corporation, online)

SaaS basiert auf der Technologie, dass dem Unternehmen IT- Infrastruktur, sowie Software Anwendungen durch den Cloud-Anbieter betrieben und weiterentwickelt werden. Das Unternehmen bezieht die Software, Infrastruktur und die Hardware direkt beim Anbieter und lagert somit die IT-Infrastruktur extern aus. Die Nutzerdaten befinden sich vollständig in der Cloud. Das Unternehmen nutzt die Software über eine Weboberfläche auf den Servern des Anbieters, sodass keine Installationen oder Lizenzierungen auf eigenen Servern notwendig sind. Wartungen, sowie Software Updates werden vom Anbieter übernommen. Für die Nutzung dieser Dienstleistung zahlt das Unternehmen Gebühren an den Anbieter. (Ploss 2016, S. 3; Renheimer 2018, S.11)

SaaS im Controlling

Anwendung als Controller

In Unternehmen wächst je länger je stärker der Anspruch, Anlagegüter – darunter fallen auch Software und Hardware aus der IT – nicht mehr zu kaufen, sondern zu leasen oder zu mieten. Ebenso steigt das Bedürfnis für standardisierte Produkte, die flexibel auf die Bedürfnisse einer Unternehmung angepasst werden können. Vor diesem Hintergrund ist es aus Sicht eines Controllers wichtig, die kaufmännische und organisatorische Bedeutung von SaaS zu verstehen und die daraus entstehenden Konsequenzen bewerten zu können (Baumöl & Herter, S. 255). Am offensichtlichsten ist hierbei die Planbarkeit der Kosten. Während auf der Ebene von IaaS und PaaS oft nur schwer abzuschätzen ist wie viele Datenbankabfragen, Speichernutzung, Transfervolumen, etc. anfallen werden, ist auf der Ebene von SaaS oft ein Festpreismodell im Einsatz. Es ist jedoch nicht auszuschliessen, dass nicht planbare Kosten entstehen können – was ein Planungsrisiko ist. Weitere Herausforderungen für das Controlling entstehen durch die Veränderung der Rahmenbedingungen. Kennzahlensysteme, Kontroll- und Steuerungsmassnahmen müssen überprüft und möglicherweise angepasst werden (Hoberg, Wollersheim, Böhm & Krcmar, S. 299).

Rolle des Controllers

Wird in einer Unternehmung ein SaaS-Modell eingeführt und die IT als Unterstützungsfunktion in der Wertschöpfungskette ausgelagert, ist der Einbezug des Controllings unumgänglich. Grundsätzlich kann man dabei zwei wesentliche Funktionen des Controllings unterscheiden:

• Querschnittsfunktion: Die Querschnittsfunktion verbindet die einzelnen Unternehmensbereiche zu einer gesamtheitlichen Sicht. Das beinhaltet die Beurteilung von Aspekten wie Anforderungen an Unterstützungsfunktionen, bestehenden und neuen Geschäftspartnern oder den zukünftigen Bedarf von Primärfunktionen. Wobei der Fokus auf die Darstellung des Zusammenhangs zwischen IT-Ressourcen und dem Nutzenversprechen liegen soll. In Anbetracht dieser Leistungen, die das Controlling erbringen soll, stellt sich die Frage ob sich die Ausrichtung vom stark finanzgeprägten, klassischen Ansatz des Controllings in Richtung eines Fach-Controllings erweitern soll. Durch die mögliche Auslagerung der IT wäre das Management darauf angewiesen, dass im Controlling die nötige IT-Fachkompetenz aufgebaut wird um die outgesourcten IT-Dienste angemessen bewerten zu können (Eurich & Füllemann, S. 302-306).

• Längsschnittfunktion: Die Längsschnittfunktion beinhaltet das prognostizieren und beurteilten von wirtschaftlichen Aspekten. Das Ermitteln von Wertbeiträgen ist dabei zentral, sprich das Messen und Abschätzen von Nutzen und Kosten. Das Controlling hat hierbei die Aufgabe, nachvollziehbare Kostendaten zu definieren und zu ermitteln. Daraus sollen mögliche Entwicklungen, im Sinne von “wie würde sich die Kostenstruktur entwickeln” 1. mit dem bestehenden Konzept und 2. mit der SaaS-Lösung, hergeleitet werden können. Wichtig für das Controlling ist zu verstehen, welche Kosten auftreten können und wie häufig sie auftreten. Es gilt zu berücksichtigen, ob die Kosten nutzungsabhängig sind oder nicht, und ob die Kosten direkt oder indirekt ausgelöst werden (Eurich & Füllemann, S. 302-306).

Ist SaaS einmal eingeführt, gilt für das Controlling die Erfüllung der klassischen Tätigkeiten im retrospektiven (Soll/Ist-Vergleich) und im prospektiven Bereich (Schätzung/Planung). Hierbei liegen die Schwierigkeiten nicht in der Überprüfung von fakturierten Leistungen und festgelegten Kennzahlen, sondern in der Planung und der Sicherstellung des Fortbestandes des Geschäfts- und IT-Betriebes. Die bereits erwähnte Voraussetzung der entsprechenden IT Fachkompetenzen im Controlling wäre hier gefordert. Nur so wäre es möglich, eine gesamtheitliche Sichtweise zur Darstellung und Bewertung der IT-Ressourcen am Nutzenversprechen sicherzustellen. Zudem müssten künftige Kostenentwicklungen und Risiken, die sich im Zuge von SaaS ergeben, vom Controlling erkannt und empfängergerecht übersetzt werden können (Eurich & Füllemann, S. 302-306).

Autoren

Simon Andrey, Marco Eberhard, Amra Hotic, Christian Montangero