Sprachschule Gasche AG – Aufgabe

Anwendungsbeispiel: Process-Mining verstehen

Ausgangslage

Die Sprachschule Gasche AG wurde im März 2018 gegründet. Als Geschäftsführer fungiert Joel Gasche, welcher im September 2018 den Bachelor in Business Administration an der Hochschule Luzern abgeschlossen hat. Beschäftigt werden vier Mitarbeiter im Teilzeitpensum.

Die Mitarbeiter der Sprachschule Gasche AG haben ein grosses Kaffeebedürfnis. Aufgrund der hohen Anforderungen seitens Joel Gasche sind sie von Koffein angetrieben. Somit hängen erfolgreiche Unternehmensabläufe von einer zuverlässigen Kaffeeversorgung zu einem wettbewerbsfähigen Preis ab. Die Kosten für den Kaffee werden von der Sprachschule Gasche AG übernommen. In letzter Zeit lief der Kaffee-zu-Tasse-Prozess jedoch nicht reibungslos ab.

Aufgrund von Lagerungsbeschränkungen zieht es die Sprachschule Gasche AG vor, einmal pro Woche Kaffee zu kaufen. Manchmal wird weniger Kaffee geliefert als bestellt wurde und die durchschnittliche Lieferzeit beträgt jetzt neun Tage, anstatt der vereinbarten fünf Tage.

Dadurch sind die Mitarbeiter häufig ohne Kaffee vor Ort. Folglich hat Joel Gasche einen Rückgang der Effizienz und eine Zunahme der Frustration der Mitarbeiter festgestellt.

Einfaches Beispiel: Anwendung des Process Mining

Alle Bestell- und Lieferdaten werden im Einkaufssystem, welches automatisch von der Process-Mining-Software erfasst wird, von der Sprachschule Gasche AG gespeichert.

Joel Gasche kann nun alle Schritte des Einkaufsprozesses sehen. Er fokussiert sich auf das anstehende Problem. Die Antwort ist sofort sichtbar: Rund 50% aller Kaffeeeinkäufe dauern aufgrund von Mengen- und Preisänderungsgenehmigungen drei Tage länger.

Auf der Suche nach der Ursache erfährt er, dass das Unternehmen im Zentrum der Verzögerungen die Coffee-Vendor AG ist. Im Gegensatz dazu war die Durchlaufzeit in den Fällen, in denen bei Fast-Coffee GmbH bestellt wurde, zwei Tage schneller als der Durchschnitt.

Eine weitere Analyse zeigt, dass Coffee-Vendor AG zwar die kostengünstigere Option darstellt, ihre Mengen- und Preisänderungen jedoch einen höheren Preis für Produktivitätsverluste und Mitarbeiterzufriedenheit bedeuten. Jetzt kann Joel Gasche die neuen Erkenntnisse nutzen, um bei zukünftigen Kaffeeaufträgen Fast-Coffee GmbH zu priorisieren.

Aufgaben: Process Mining anwenden

Ziel ist anhand des obigen Beispiels ein Process-Mining-Verfahren nachzuvollziehen. Die Guide-Map, welche vom Process-Mining-Software-Anbieter Lana Labs zur Verfügung gestellt wird, unterstützt Sie dabei die nachfolgenden Fragen zu beantworten.

1. Welcher Prozess soll untersucht werden? (Guide-Map Nr. 1)
2. Wie könnte die Fragestellung formuliert werden? (Guide-Map Nr. 3)
3. Für wen sind die Ergebnisse interessant? (Guide-Map Nr. 4)
4. Welche Prozesskennzahlen werden benötigt? (Guide-Map Nr. 5)
5. Von wo können die Daten gezogen werden? (Guide-Map Nr. 6)
6. Visualisieren Sie den Ist- sowie auch den Vergleichs-/Soll-Prozess (Guide-Map Nr. 10)
7. Welche Abweichungen können abgeleitet werden? (Guide-Map Nr. 11)
8. Welche Empfehlungen / Massnahmen geben Sie Joel Gasche ab? (Guide-Map Nr. 13)

Möglicher Lösungsansatz: Process Mining anwenden

1. Einkaufsprozess des Kaffees
2. Welche Optimierungspotentiale gibt es?
3. Joel Gasche, Mitarbeiter und Kaffee-Lieferanten 
4. Durchlaufzeit von der Bestellung bis zur Lieferung und entstandene Kosten   
5. Von wo können die Daten gezogen werden? (Guide-Map Nr. 6)
6. Visualisieren Sie den Ist- sowie auch den Vergleichs-/Soll-Prozess (Guide-Map Nr. 10)
7. Durchlaufzeiten und Kosten weichen vom Soll-Modell ab
8. Durch den nun visuellen Einkaufsprozess wird klar, dass rund 50% aller Kaffeeeinkäufe aufgrund von Mengen- und Preisänderungsgenehmigungen drei Tage länger dauern. Zudem wird ersichtlich, dass bei der Coffee-Vendor AG die Durchlaufzeit zwei Tage länger beträgt als bei Fast-Coffee GmbH. Eine weitere Analyse zeigt, dass Coffee-Vendor AG zwar die kostengünstigere Option darstellt, jedoch aufgrund der längeren Durchlaufzeit mit höheren Produktivitätsverlusten und Mitarbeiterunzufriedenheiten  zu rechnen ist.
9. Zu empfehlen ist, dass Joel Gasche zukünftig die Fast-Coffee GmbH für den Kaffeeeinkauf priorisieren sollte.