Asago AG – Lösung

Die Lösungen basieren auf einem Interview mit Thomas Hirsiger (CEO, VR) und Renato Sanvido (CMO, VR) der Asago AG, welches am 13. Oktober 2017 am Firmensitz in Greifensee stattfand.

1. Was sind die Schwierigkeiten, Risiken und Gefahren beim Aufsetzen bzw. beim Unterhalt einer cloudbasierten Software?
Grundsätzlich ist das Aufsetzen einer cloudbasierten Software bei einem Kunden bedeutend einfacher und auch kostengünstiger, als direkt beim Kunden auf dessen Server eine Software zu installieren. Beim Prozess des technischen Aufsetzens und Einrichtens der Datenbank ergeben sich praktisch keine Schwierigkeiten. Beim Betrieb der Software haben in der Vergangenheit Softwareupdates der grossen Anbieter wie Google oder Microsoft teilweise zu Darstellungsproblemen geführt. Es kann dabei vorkommen, dass die vordefinierten Anzeigen nicht mehr sicht- oder bearbeitbar sind. Ähnliche Probleme können auftreten, wenn der Kunde mit veralteten Webbrowser-Versionen arbeitet. Die Vertriebssoftware ASAGO-AT03 funktioniert mit den folgenden Webbrowser-Standards: Internet Explorer 10, Google Chrome 23, Mozilla Firefox 17, Safari 6.
2. Weshalb benötigt ein Unternehmen eine Vertriebssoftware und was ist der Vorteil einer cloudbasierten Lösung für den Kunden?

Abb. 1: Ausschnitt aus der Demo-Datenbank: Potenziale (Asago, online)

Ein Tool für die Verkaufsunterstützung ist insbesondere für diejenigen Unternehmen geeignet, die den Vertriebsprozess gesamtheitlich führen möchten. Dies wird häufig vernachlässigt. Die Konzentration liegt auf dem Tagesgeschäft. Zudem fehlt oft die Transparenz über den Erfolg der Vertriebsorganisation. Mit Hilfe einer Software verläuft der Prozess strukturiert und Visualisierungen ermöglichen einen Überblick über den Stand in den verschiedenen Verkaufsphasen. Für eine cloudbasierte Lösung spricht die einfache Handhabung, da die Funktion webbasiert ist und nicht unterhalten werden muss. Weitere Vorteile bestehen in der bekannten Kostenstruktur, dem obsoleten Speicherplatz, sowie dem ortsunabhängigen Zugriff jedes einzelnen Mitarbeiters auf die Software. Insbesondere die Aussendienstmitarbeiter können die administrativen Tätigkeiten dadurch effizienter gestalten. Die firmeneigene IT Abteilung muss nicht in den Aufsetzungsprozess involviert werden, was die Umsetzung beschleunigt. Cloudbasierte Softwarelösungen, die diese Vorteile erfüllen, bieten z. B. Anbieter wie die Asago AG an. Die Software ASAGO-AT03 ermöglicht eine strukturierte Analyse nach verschiedenen Kriterien. In der Lasche "Potenziale" (s. Abb. 1) wird das Potenzial eines Kunden oder Zielkunden mittels eines Sternesystems bewertet. Dabei hat der Vertriebsmitarbeiter fünf Kriterien zu beantworten, um eine Beurteilung über die Wahrscheinlichkeit eines positiven Verkaufsabschlusses zu erhalten. Eine Neuerung stellt die Einführung eines Ampelsystems dar. Mit dieser Möglichkeit sollen alte und vermutlich nicht mehr realisierbare Potenziale visuell erkannt werden. Dauert der Verkaufsprozess länger als üblich, wird die Ampel entsprechend zuerst auf Orange und später auf Rot gestellt. Der Datenbankadministrator bestimmt nach welchen Fristen (in der Regel Anzahl Tage) die Anpassungen der Ampelfarben erfolgen. Das Modul "Potenziale" hilft dem Verkäufer, seine Effizienz im Verkauf zu verbessern. Die vorhandenen Informationen und Bewertungen unterstützen ihn dabei, sich auf die erfolgsversprechenden Potenziale zu fokussieren und damit seine Verkaufsabschlüsse zu steigern. Gleichzeitig verfügt der Vertriebsleiter über diejenigen Informationen, welche es ihm ermöglichen, sein Verkaufsteam optimal zu führen und zu begleiten.




3. Was sind die kritischen Erfolgsfaktoren bei der Verwendung der Software in Bezug auf das Absatzcontrolling?
Ein wichtiger Aspekt für eine erfolgreiche und auch bei den Mitarbeitenden akzeptierte Umsetzung ist die gelebte Kultur im Betrieb. Eine starke Führungskraft unterstützt den Mitarbeiter, während ein schwacher Chef die Probleme delegiert. Die Akquisition und Kundengewinnung bedingt eine seriöse und konzentrierte Arbeitsweise. Bei der Einführung des Systems ist die Vergabe der Zugriffsberechtigungen jeweils ein intensiver Diskussionspunkt. Wer darf welche Daten sehen? Sind die Daten nur für den Leiter der Vertriebsorganisation einsehbar oder haben die verschiedenen Sparten Einblick in die Verkaufsaktivitäten der anderen Abteilungen? Diese Themen werden in einem Workshop behandelt. Die Bedienung der Software muss benutzerfreundlich sein ("Plug & Play"). Für ein aussagekräftiges Absatzcontrolling ist es zudem relevant, die Ursachen der Verkaufsaktivitäten, welche nicht zum erfolgreichen Abschluss geführt haben, auszuwerten. Gleichzeitig kann auch ausgewertet werden, wo die Gründe für erfolgreiche Verkaufsabschlüsse lagen.
4. Welche Schnittstellen bestehen zu Finanzreports? Welche anderen Schnittstellen werden vom operativen Geschäft gefordert?

Abb. 2: Ausschnitt aus der Demo-Datenbank: Potenziale nach Produkt (Asago, online)

Grundsätzlich ist es technisch möglich, Schnittstellen zu unterschiedlichen anderen Softwarelösungen zu programmieren. Dies findet jedoch immer individuell pro Kunde statt. Schnittstellen zu finanziellen Reports wurden bisher nicht verlangt, da die Vertriebssoftware eigene Reports anbietet. Diese basieren jedoch in der Regel auf Annahmen und können deshalb eine Betriebs- oder Finanzbuchhaltung weder ergänzen noch ersetzen. Die Informationen der Softwarelösung dienen in erster Linie einer professionellen Vertriebssteuerung und der Verfolgung der Zielerreichung. Die Software ist somit ein Instrument zur Absatzsteuerung und fokussiert darauf, die Verkaufsabschlüsse sowie die Qualität der Verkäufe zu erhöhen. Unter der Lasche "Auswertungen" und "Ziele" sind diverse Statistiken (s. Abb. 2) über den Geschäftsgang sowie mögliche Potenziale (z. B. nach Produkt) zu finden. Grundsätzlich kann alles ausgewertet werden. In den von der Asago AG angebotenen Workshops werden die Prioritäten je nach Unternehmen individuell festgelegt. Aus dem Modul "Empfehlungen" können Daten für das Controlling verwendet werden. Darin werden Kunden und entsprechende Erträge aufgezeigt, welche durch einen bereits bestehenden Kunden oder durch Türöffner vermittelt wurden. Für die Abbildung der Geschäftsprozesse im Offertwesen und in der Buchhaltung sind andere Softwarelösungen im Einsatz (ERP-Lösungen). In der heutigen Zeit nutzen viele Firmen mehrere Lösungen. Jedes Tool deckt eine Problemlösung ab, jedoch fehlen oft die Schnittstellen und so können Redundanzen entstehen. Von Kunden erhält die Asago AG viele Anregungen betreffend Anbindung an andere Systeme, vorwiegend Customer Relationship Management (CRM) Lösungen. Einige Kunden benutzen die Software zusätzlich als erweitertes CRM-Tool.


Anmerkung der Autoren: Mit der Anwendung des amerikanischen Unternehmens Zapier können verschiedene Stand-alone-Lösungen miteinander verbunden werden. Dabei müssen die SaaS-Anwendungen über ein Application Programming Interface (API) verfügen, welches eine Anbindung an andere Systeme gewährleistet. Durch diese Verbindungen werden Medienbrüche vermieden. Im Dezember 2017 waren auf www.zapier.com mehr als 1000 Applikationen registriert (z. B. Google Sheets, Microsoft Excel und Gmail) (Zapier, online).




5. Welche Standards haben Sie in den Bereichen Datensicherheit, Datenschutz und Vertraulichkeit? Wie wird sich das Cloud Computing verändern?
Der Datenschutz hat grundsätzlich einen sehr hohen Stellenwert. Sämtliche Inhalte der Vertriebssoftware sind durch eine SSL-Verschlüsselung geschützt. Dieser Standard erlaubt eine hohe Sicherheit gegen unerlaubte Zugriffe von unberechtigten Personen oder Robots. Der Standort der Asago-eigenen Server befindet sich bei einem mittelgrossen Schweizer Internetprovider. Durch das Housing werden für diese Server nicht nur eine hohe Bandbreite für die Datenströme, sondern auch eine stets aktuelle Firewall sowie tägliche Backups und die Notstromversorgung gewährleistet. Alle diese Punkte werden beim Verkaufsgespräch aktiv angesprochen und auch in den Verträgen festgehalten. Ein Herunterladen der Software durch den Kunden wird bewusst nicht angeboten, da ein erfolgreicher Einsatz der Vertriebssoftware auf einer strukturierten Planung basieren muss. Cloudlösungen werden immer einfacher zu bedienen und kostengünstiger. Cloud-Funktionen wie Bilderkennung und künstliche Intelligenz bieten bei der Applikationsgestaltung neue oder bessere Lösungswege.

Fallstudie: Asago AG – Cloudbasierte Vetriebssoftware
Grundlagen: Cloud Computing / Absatzcontrolling

Quellen

• Asago AG (ohne Datum). Demodatenbank - Vertriebssoftware. Abgerufen am 27.10.2017 von https://demo1.Asago.ch/persons?mode=1
• Zapier (ohne Datum). Pick Apps to Explore Workflow Ideas. Abgerufen am 11.12.2017 von https://zapier.com/apps/integrations