Kosten-Trendanalyse

Nebst der Zeitkontrolle ist die Kostenkontrolle ein weiterer wichtiger Aspekt im Projektcontrolling. Dazu werden kontinuierliche Vergleiche der Ist- und Plan-Kosten durchgeführt. Die Analyse beinhaltet ein Diagramm (sog. Kosten-Zeit-Diagramm), in welchem überprüft wird, ob das Kostenbudget eingehalten wurde. Mit vordefinierten Erfassungszeiträumen und Arbeitsschritten werden die Daten ins Diagramm übertragen. Indem die Meilensteine miteinander verknüpft werden, kann ein Trendverlauf erstellt werden (Nagel, 2011, S. 186-187).

Ziele

Die Kostentrendanalyse ähnelt in ihrer Umsetzung und Darstellung der Meilensteintrendanalyse. Im Gegensatz zu dieser, werden bei der Kostentrendanalyse jedoch auch die Kosten als Faktor miteinbezogen (Michel, 1996, S. 187). Die zu Anfang eines Projektes geplanten Kosten einzelner Teilprojekte werden den angefallenen Ist-Kosten gegenübergestellt und durch geschätzte Restkosten bis zum Projektende ergänzt. Dadurch erhält die Person, welche für das Projektcontrolling verantwortlich ist, Angaben zu allfälligen Kostendifferenzen. Zudem können Risiken frühzeitig erkannt und Prognosen für den weiteren Verlauf des Projektes erstellt werden. Damit hat der Projektleiter ein weiteres geeignetes Tool für das Kostencontrolling und die Projektüberwachung (Bley, 2019).

Anwendungsgebiete

Typischerweise wird die Kostentrendanalyse im Bereich des Projektcontrolling verwendet. Vor allem bei der Darstellung von Projektphasen oder Teilprojekten nimmt sie einen wichtigen Platz ein. Oft wird diese Analyse durch eine Meilensteintrendanalyse ergänzt. Michel (1996, S. 187) schätzt die Kostentrendanalyse gar wichtiger ein als die Meilensteintrendanalyse. Sehr beliebt ist die Verwendung der Kostentrendanalyse beim Multiprojektcontrolling oder Programmmanagement. Hierbei werden die Kostentrends verschiedener Projekte verglichen, was eine einfache Übersicht der Kosten zur Folge hat (Noé, 2017, S. 110-116). Geht es anschliessend um eine reine Kostenkontrolle, bietet sich die Earned Value Analyse als Hilfsmittel an (Fiedler, 2020, S. 144-146).

Voraussetzungen

Eine Voraussetzung, um die Kostentrendanalyse durchzuführen ist, dass man die Projektkostenplanung auf Arbeitspaketebene macht. Dies hilft bei der Zuordnung der Plankosten zu den Meilensteinen bzw. den Teilprojekten oder Projektphasen. Weiter ist es wichtig, dass korrekte Ist-Kosten erfasst werden, denn ansonsten ist die Kostentrendanalyse nicht verlässlich. Schlussendlich müssen alle Beteiligten die Vereinbarung akzeptieren, wie die Restkosten für nicht abgeschlossene Teilprojekte ermittelt (Niklas, 2016). Noé (2017, S. 110-111) sieht zudem die genaue Absprache von Projektleiter und Projektteilnehmer als wichtige Voraussetzung. Dies vor allem in Bezug auf die Periodizität und die Form der Berichte, sowie deren Inhalt. Es muss also genau abgemacht werden, zu welchem Berichtstermin welcher Bericht an den Projektleiter weitergegeben werden muss.

Ablauf

Grundsätzlich erfolgt das Durchführen der Kostentrendanalyse in fünf Schritten. Je nach Projekt können die Berichtstermine wöchentlich, monatlich, quartalsweise oder jährlich angesetzt werden. Anhand eines Beispielprojekts wird nachfolgend der Ablauf der Kostentrendanalyse erklärt (Bley 2019).

Schritt 1: Diagramm erstellen

Abb. 1: Diagramm Kostentrendanalyse (In Anlehnung an Niklas, 2016)

Zu Beginn der Kostentrendanalyse benötigt man ein Diagramm mit zwei Achsen. Dieses sieht der Meilensteintrendanalyse ähnlich. Die X-Achse wird für die Berichtstermine verwendet, während die Y-Achse die Kosten wie in Abbildung 1 ersichtlich darstellt. Falls kein spezielles Programm vorhanden ist, wird empfohlen, mit Excel zu arbeiten (Bley 2019).

Schritt 2: Berichtstermine definieren

Beim zweiten Schritt werden die Berichtstermine definiert. Dies sind Termine, an denen der aktuelle Zwischenstand festgehalten wird. Diese Termine werden üblicherweise entsprechend der Meilensteintrendanalyse festgelegt. Je nach Länge des Projekts, kann man die Termine zum Beispiel wöchentlich, monatlich oder gar quartalsweise wählen. In Abbildung 1 wurde die Variante der monatlichen Berichtstermine gewählt (Bley, 2019).

Schritt 3: Plankosten zusammenstellen

Im nächsten Schritt müssen die geplanten Kosten für die definierten Teilprojekte festgelegt werden. Dazu wird der zeitliche Aufwand für jedes Teilprojekt ermittelt und die benötigten Ressourcen werden festgelegt. Für die gewählten Berichtstermine werden die Kosten dann in das Diagramm übertragen. In Abbildung 2 entsprechen die geplanten Kosten der blau gestrichelten Linie. Dieser Punkt ist sehr wichtig, weil bei fehlerhaften Daten die Plan-Kosten in der Analyse nicht korrekt sind und das Ergebnis verfälscht wird (Bley, 2019).

Schritt 4: Kosten eintragen

Abb. 2: Kostentrenddiagramm inklusive Prognose (In Anlehnung an Niklas, 2016)

Für jedes Teilprojekt werden in diesem Schritt bei jedem Berichtstermin die entsprechenden Ist-Kosten eingetragen. Danach kann man mit Hilfe der vorhandenen Plan-Daten eine Prognose treffen. Dazu werden den aktuellen Kosten, welche in Abbildung 2 durch die orange Linie gekennzeichnet werden, die weiteren geplanten Kosten addiert. In Abbildung 2 ist das anhand der grauen Linie ersichtlich, welche dem Verlauf der blau gestrichelten Linie entspricht. Dadurch lässt sich ablesen, wie die bisherigen Kosten die finalen Kosten beeinflussen (Bley, 2019).

Schritt 5: Kostenabweichung erkennen

Ist das Projekt beendet und sind alle Kosten eingetragen, lassen sich Rückschlüsse ziehen. Die Kurven für Ist- und Plankosten können nun miteinander verglichen werden und man erkennt, ob und wie gross die Abweichung ist. Im Falle der Abbildung 2 liegen die Ist-Kosten unterhalb der Plankosten. Durch das genaue Erfassen der Kosten an jedem Berichtstermin, lässt sich sogleich erkennen, dass vor allem zwischen dem zweiten und dem vierten Termin Kosten eingespart wurden. Diese Abweichungsanalyse kann auch vor dem Ende des Projekts durchgeführt werden. Dies wird sogar empfohlen, damit auf allfällige Abweichungen reagiert werden kann. Der Ablauf bleibt dabei der gleiche (Bley, 2019).

Darstellungsvarianten

In diesem Abschnitt werden unterschiedliche Darstellungsmöglichkeiten aufgezeigt. Am Ende liegt die Entscheidung über die Darstellung bei jedem einzelnen Benutzer.

Abb. 3: Kostentrendanalyse (Noé, 2017, S. 114)

Abb. 4: Kostentrendanalyse (Michel, 1996, S. 188)

Variante 1

In Abbildung 3 wird das komplette Projektbudget durch die waagrechte gestrichelte Linie symbolisiert. Im nächsten Schritt erstellt der Projektcontroller ein Kurvendiagramm für die geplanten Kosten und trägt dieses ein. Typischerweise entsteht dabei eine S-Kurve (Langsamer Kostenanstieg am Anfang, gefolgt von steilem Kostenverlauf in der Realisierung und einem leichten Wachstum zum Ende hin). Der Einfachheit halber wird hier von einem linearen Zusammenhang zwischen Kosten und Arbeitsfortschritt ausgegangen. Würde man nun lediglich die Ist-Kosten (mittlere Linie mit einem Punkt) mit den geplanten Kosten vergleichen, wäre keine schlüssige Aussage möglich. Um dies zu ermöglichen, wird zusätzlich der Leistungsfortschritt berücksichtigt. In Abbildung 3 ist dieser durch die unterste Linie (gestrichelt mit zwei Punkten) gekennzeichnet. Der nun dick markierte Punkt (A) zeigt auf, wo die Kosten zum aktuellen Leistungsstand eigentlich sein sollten. Das Projekt in Abbildung 3 hat also bislang die budgetierten Kosten überschritten (Noé, 2017, S. 112-115).

Variante 2

Abbbildung 4 zeigt die Darstellungsvariante gemäss Michel (1996, S. 188). Zu Beginn jedes Monats werden die geplanten Kosten für jeden Projektschritt neu berechnet. Man erkennt hier, dass die Kosten bei der Schaltungsentwicklung mit 15'000 geplant wurden. Vorerst wurde das Projekt auch mit diesen Kosten durchgeführt. Am Berichttermin vom 1.4. stellte man jedoch eine Erhöhung der Kosten fest, sodass die Kurve auf 20'000 gestiegen ist. Man vergleicht für jeden einzelnen Schritt die Ist-Kosten mit den geplanten Kosten (Michel, 1996, S. 187-188). Ein steigender Verlauf der Kurve zeigt eine erwartete Überschreitung der geplanten Kosten an, wohingegen ein fallender Kurvenverlauf auf eine Unterschreitung der geplanten Kosten hindeutet. Ist der Verlauf waagrecht, gilt dies als Indikator, dass die Kosten wie geplant eingehalten werden (Specht, Beckmann, Amelingmeyer, zit. in Nagel, 2011, S. 188).

Abb. 5: Kosten-Zeit-Diagramm (Litke, 2007, zit. in Nagel, 2011, S. 187)

Variante 3

Aufgrund von zeitlichen Verzögerungen sind die Abbildungen 3 und 4 jedoch nicht immer geeignet. Auch in Abbildung 5 wird der Soll-Stand mit dem Ist-Stand verglichen. Allerdings wird hier die zeitliche Verschiebung berücksichtigt. Vorgesehen war, dass beim gewählten Berichtstermin bereits 70% des Projekts abgeschlossen sind. Weil der aktuelle Stand jedoch lediglich 60% des Projekts umfasst, müssen diese Ist-Kosten mit den Soll-Kosten beim Stand von 60% verglichen werden. Durch diese Verzögerung entsteht die Verschiebung auf der X-Achse (Litke, 2007, zit. in Nagel, 2011, S. 187).

Gründe der Kostenüberschreitung

Gemäss Litke (2007) und Kummer, Spühler, Wyssen (1986) (zit. in Nagel, 2011, S. 186) können mehrere Gründe bei einer Kostenüberschreitung vorliegen. Durch eine ungenaue Projektabgrenzung können beispielsweise unnötige Arbeiten verrichtet werden. Auch kann es vorkommen, dass Projektteilnehmer unkontrolliert die Ziele abändern. Ein Aufholen von Verzögerungen durch mehr Personal führt zu höheren Personalkosten. Des Weiteren ist bei der Kostenplanung Vorsicht geboten. Diese sollte so realitätsnah wie möglich ablaufen. Unbeeinflussbare Faktoren, wie das Auftreten technischer Schwierigkeiten, können ebenfalls zu einer Kostenüberschreitung führen.

Vor- und Nachteile

Die Kostentrendanalyse bringt viele Vorteile mit sich. Bley (2019) sieht beispielsweise die gute Kostenübersicht zu jedem Projekttermin als solchen. Zudem fallen durch die Analyse mögliche Kostensteigerungen früh auf. Dies steht in einem direkten Gegensatz zum Soll-Ist vergleich. Die Visualisierung ist zwar vielfältig möglich, kann jedoch einfach ausgelegt und für das Top-Management verständlich gemacht werden. Dadurch erhält dieses einen guten Überblick über den aktuellen Kosten- und Leistungsstand eines Projekts. Die Kombination mit der Meilensteintrendanalyse ist ein weiterer positiver Aspekt. Ähnliche Vorteile sieht auch Niklas (2017) bei der Kostentrendanalyse. Sie streicht zudem noch die gute Einsatzmöglichkeit im Multiprojektmanagement hervor.

Nachteile gibt es gemäss Bley (2019) unter anderem beim Erfassen der Ist-Kosten. Auch liefert die Kostentrendanalyse, je nach Darstellung und Ausprägung, keinen Überblick über den Leistungsstand. Gerade bei vielen einzelnen Teilprojekten ist es daher schwierig, den Überblick zu behalten. Dies führt dazu, dass die Prognosen je nach Anzahl der offenen Arbeitsschritte teilweise sehr ungenau sind. Auch bei den Nachteilen überschneiden sich die Ansichten von Bley und Niklas (2017). Niklas sieht ein weiteres Problem in der ungenauen Abgrenzung von nicht abgeschlossenen Arbeitsschritten. So kann es sein, dass zu einem Berichtstermin Kosten erfasst werden, welche noch nicht im Leistungsstand zu erkennen sind.

Lern- und Praxismaterialien

Aufgaben
Hotea AG – Erstellen einer Kostentrendanalyse

Quelle

• Bley, M. (2019). Kostentrendanalyse – so planen Sie Kostenabweichungen frühzeitig ein. Abgerufen am 20. März 2020, von https://www.management-circle.de/blog/kostentrendanalyse/
• Fiedler, R. (2020). Controlling von Projekten (8. Aufl.) Wiesbaden: Springer Vieweg.
• Michel, R. M. (1996). Projektcontrolling und Reporting (2. Aufl.). Heidelberg: Sauer-Verlag.
• Nagel, J. (2011). Risikoorientiertes Anlaufmanagement (1. Aufl.). [Dissertation], Wiesbaden: Springer Gabler.
• Niklas, C. (2017). Kostentrendanalyse. Abgerufen am: 20. März 2020 von https://www.projektmagazin.de/methoden/kostentrendanalyse
• Noé, M. (2017). Mit Controlling zum Projekterfolg (2. Aufl.) Wiesbaden: Springer Gabler.
• Specht, D. (Hrsg.). (2011). Risikoorientiertes Anlaufmanagement. Beiträge zur Produktionswirtschaft. Wiesbaden: Springer Gabler.

Weiterführende Literatur

• Behrens, S., Hofmann, J., Nobach, K., & Zirkler, E. (2019). Projektcontrolling (1. Aufl.) Wiesbaden: Springer Gabler
• Kummer, W. A., Spühler, R. W., & Wyssen, R. (1985). Projekt Management: Leitfaden zu Methode und Teamführung in der Praxis. Zürich: Verlag Industrielle Organisation.

Autoren

David Kondic, Sebastijan Priselac, Jonas Purtschert, Danijel Randjelovic