Better Budgeting

Better Budgeting ist ein Budgetierungsverfahren, welches durch eine Vielzahl von Lösungskonzepten die traditionelle Budgetierung flexibler und weniger aufwendig gestalten lässt (Weber & Schäffer, 2014, S. 299). Zu den Lösungskonzepten gehören beispielsweise Marktorientierung und Entfeinerung (Weber & Schäffer, 2014, S. 299) sowie die Konzentration auf erfolgskritische Prozesse oder die Reduzierung der Partizipation dezentraler Einheiten (Friedl, Hofmann & Pedell, 2013, S. 531). Better Budgeting ist dabei kein geschlossener Ansatz oder wissenschaftliche Methode. Es entspricht einer Sammlung von Ideen, die entsprechend den Bedürfnissen anwenderspezifisch miteinander kombiniert werden können (Leyk & Kopp. 2004, S. 70).

Definition und Begriffsabgrenzung

Ein allgemein gültiges Konzept für Better Budgeting gibt es nicht. Vielmehr wird unter dem Begriff eine nicht genau definierbare «bessere Planung» verstanden, im Vergleich zur zuvor praktizierten Methode (Pfläging, 2003, S. 124). Anders als die Beyond Budgeting Methode stellt Better Budgeting das Konzept der traditionellen Budgetierung jedoch nicht in Frage, sondern konzentriert sich vielmehr auf die Weiterentwicklung des Planungsprozesses.

Neben dem Better Budgeting gibt es auch noch andere Ansätze wie beispielsweise das Advanced Budgeting und das Beyond Budgeting. Diese Ansätze unterscheiden sich in Radikalität der Veränderung und den daraus resultierenden Verbesserungen im Budgetierungsprozess (WEKA; 2014, online). In Abbildung 1 ist eine entsprechende Klassifizierung dargestellt.

Abb. 1: Klassifizierung der alternativen Ansätze zur traditionellen Budgetierung (eigene Darstellung basierend auf Weber & Linder, 2004, S. 677-682)

Advanced Budgeting wird von einigen Autoren dem Better Budgeting gleichgesetzt. Andere Autoren verwenden die Bezeichnung für eine Mischung aus Better Budgeting und Beyond Budgeting (Coenenberg, Fischer & Günther, 2016, S. 936). Da jedoch keine Einigkeit darüber herrscht, ob bestimmte Massnahmen eher dem Better Budgeting oder dem Advanced Budgeting zuzuordnen sind, ist eine eindeutige Abgrenzung zwischen den beiden Budgetierungskonzepten meist schwierig (Rickards, 2007, S. 36).

Ziel von Better Budgeting

Better Budgeting ist ein neuer Ansatz, um die traditionellen Funktionen der Budgetierung zu verbessern. Better Budgeting will die Budgetierung flexibler und einfacher gestalten und bezweckt somit eine Steigerung der Effizienz der traditionellen Budgetierung. Das wird erreicht, indem der bestehende Budgetprozess vereinfacht und verschlankt wird. Die Budgetierung soll weniger detailliert, dafür fokussierter geplant sein (Leyk & Kopp, 2004, S. 16). Neben der Vereinfachung soll im Better Budgeting auch die Unternehmensstrategie besser in den Budgetierungsprozess verknüpft werden (Gleich, 2003, S. 316 f). Das wird mittels Steigerung der Marktorientierung und Reduktion der Komplexität erreicht (Weber & Schäffer, 2014, S. 299). Das Ziel ist es, einzelne Bereiche der Planung durch punktuelle Behebung von Schwachstellen der Planung zu verbessern (Schentler, 2005, S. 9).

Kritikpunkte an der traditionellen Budgetierung

Grundsätzlich wird beim Better Budgeting die traditionelle Budgetierung nicht angezweifelt. Allerdings möchte man die Schwachstellen punktuell beheben. Vor allem folgende Nachteile werden durch das Better Budgeting in Angriff genommen:

Zeit- und kostenintensiv: Durch den hohen Detaillierungsgrad sowie umständlichen Abstimmungsprozesse verlangt die traditionelle Budgetierung viel Personal- und Zeitaufwand, was hohe Kosten mit sich bringt. Dazu kommt, dass die genauen Kosten, welche durch die Planung anfallen, oftmals schwer zu ermitteln sind (Rieg, 2015, S.71).

Fortschreibung der Kosten des Vorjahrs / vergangenheitsbezogen: Die traditionelle Budgetierung ist vergangenheitsorientiert, weshalb sie auf wirtschaftliche Veränderungen fast nicht oder nur mit hohem Zeitaufwand reagieren kann (Rieg, 2015, S.70). Ausserdem garantieren die in der Vergangenheit eingehaltenen Budgets nicht, dass die Höhe der Budgets angemessen war. Es kann sein, dass falsche Zahlen fortgeschrieben werden (Weber & Linder, 2008, S 19).

Fixiert auf ein Jahr und undynamisch: Da ein Budget auf die kommende Geschäftsperiode beschränkt ist, entfällt das Gesamtbild der Entwicklung. Das führt dazu, dass nicht flexibel auf Marktentwicklungen reagiert werden kann. Ausserdem kann durch die schnell verändernden Marktbedingungen ein Budget nach der Fertigstellung bereits wieder veraltet sein (Rautenstrauch, 2021, online).

Anreizprobleme: Die Kombination von Prognose und Motivation im gleichen Instrument kann zu negativen Effekten führen. Die Angst vor negativen Folgen der Budgetverantwortlichen, wenn das Budget nicht eingehalten wird, bedeutet, dass entweder das Budget durch die Einrichtung von Puffern verzerrt wird oder dass versucht wird, die tatsächlichen Werte im ungünstigen Fall durch Tricks an das Zielbudget anzupassen (Weber & Linder, 2008, S 20).

Verschiedene Ansätze von Better Budgeting

Mit Better Budgeting wird aus einer Auswahl von Massnahmen unternehmensspezifische Bündelungen vorgenommen. Mit folgender Auswahl von Ansätzen reduziert das Better Budgeting die Schwachstellen der traditionellen Budgetierung:

Entsprechende Schwachstelle der traditionellen Budgetierung	Möglicher Ansatz des Better Budgeting
Zeit- und kostenintensiv	Verkürzung des zeitlichen Aufwands für das Erstellen des Budgets durch geringeren Detaillierungsgrad (Weber & Linder, 2008, S. 21) Konzentration auf erfolgskritische Prozesse, wodurch die Breite des Budgets reduziert wird (Weber & Linder, 2008, S. 21) Hinterlegung einheitliche Rechenschemata, sodass Berechnungen auch für weiterführende Abstimmungen und Überleitungen einfach fallen (Rieg, 2015, S. 85-86). IT-Unterstützung (ERP, BI) (Weber & Linder, 2008, S. 22) Reduzierung der Häufigkeit und Anzahl der Budgetkontrollen. Stattdessen soll die Beteiligung der Verantwortlichen und die Selbstkontrollen gefördert werden. (Weber & Linder, 2008, S. 22)
Fortschreibung der Kosten des Vorjahrs / vergangenheitsbezogen	Analytische Neuplanung anstelle vergangenheitsbezogenen Fortschreibungsbudgetierung beispielsweise mittels Zero-Based Budgeting oder Activity Based Budgeting (Weber & Linder, 2008, S. 22) Durchführen von Prozessanalysen für die Eruierung zukünftiger Gemeinkosten (Rieg, 2015, S. 115-123)
Fixiert auf ein Jahr und undynamisch	Anpassung an das dynamische Umfeld durch Koordination der Budgets (Weber & Linder, 2008, S. 21) Verwendung von relativen marktorientierten Grössen anstelle absoluter Grössen (Weber & Linder, 2008, S. 22) Rollierende Prognosen anstelle einer starrer Jahresplanung (Weber & Linder, 2008, S. 22) Einsatz von Instrumenten (z.B. Balanced Scorecard) , welche die Budgetierung stärker mit der Unternehmensstrategie verknüpfen (Weber & Linder, 2008, S. 22) Eine Szenarioplanung kann von Vorteil sein, denn es ist eine Eventualplanung, die aufzeigt, wie alternative Entwicklungen aussehen. Entscheidungen sind somit beeinflussbarer (Rieg, 2015, S. 124-128)
Anreizprobleme	Entkopplung Vergütung der Managementebene von Jahresziel «Planerreichung» (Weber & Linder, 2008, S. 22)

Herausforderungen

Better Budgeting ist ein evolutionäres und kein revolutionäres Konzept. Das heisst, in kleinen Schritten wird das Budgetierungssystem mittels unternehmensspezifischer Veränderungen in bestimmten Budgetierungsbereichen verbessert (Horváth & Partners, 2004, S. 16.). Die grösste Herausforderung bei der Umsetzung des neuen Ansatzes ist die Änderung im Denken und Handeln der Führungskräfte (Weber & Linder, 2008, S. 73). Das bedeutet eine

• Veränderung der Fähigkeiten: Durch die neuen Instrumente braucht es in vielen Unternehmen Schulungen, da die Instrumente noch nicht zwingend zu den Grundfähigkeiten gehören (Weber & Linder, 2008, S. 74).
• Veränderung der Einstellung: Better Budgeting ist weniger detailliert und vollständig als die traditionelle Budgetierung. Daher kann es als oberflächlich oder schlampig angesehen werden. Diese negative Einstellung muss verändert werden (Weber & Linder, 2008, S.74 - 75).
• Veränderung der Bedürfnisse: Bei der traditionellen Budgetierung werden vermehrt Motive wie Sicherheit, Zugehörigkeit und Achtung angesprochen. Also hauptsächlich Motive, welche von aussen zu befriedigen sind. Better Budgeting erfordert eine höhere intrinsische Motivation der Mitarbeitenden (Weber & Linder, 2008, S. 75).
• Veränderung der Erwartungen: Damit sich die Mitarbeitenden in einem Better Budgeting anders verhalten als unter der traditionellen Budgetierung, müssen sie andere Erwartungshaltungen erfüllen. Sie sollten durch hohe wahrgenommene Selbstwirksamkeit gekennzeichnet sein oder diese durch Vorerfahrungen oder bereits bestehenden Kenntnissen des neuen Ansatzes erworben haben (Weber & Linder, 2008, S. 75).

Relevanz in der Praxis / Kritische Würdigung

Better Budgeting wird für die Praxis immer wichtiger, da trotz allen technologischen Innovationen im Controlling die traditionelle Budgetierung heute immer weniger in der Lage ist, die Dynamik der Unternehmensumwelt abzubilden oder das marktorientierte Handeln von Unternehmen zu fördern. (WEKA, 2014, online)

Vorteile des Better Budgeting für die Praxis ist die Verringerung des Aufwands für die Budgetierung. Es sind aufgrund von höherer Effizienz weniger Personal Ressourcen nötig. Diese gewonnenen Ressourcen können anschliessend für verbesserte Planungsgüte verwendet werden. Allerdings kann es in der Praxis auch vorkommen, dass trotz Better Budgeting keine Aufwandsreduzierung erreicht wird (Horváth et al, 2004, S. 23 ff).

Lern- und Praxismaterialien

Fallstudie
Fallstudie Mikas AG – Massnahmenpaket gemäss Better Budgeting

Quellen

• Coenenberg, A. G., Fischer, T. M. & Günther, T. W. (2016). Kostenrechnung und Kostenanalyse (9. Aufl.). Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.
• Friedl, G., Hofmann, C. & Pedell, B. (2013). Kostenrechnung. Eine entscheidungsorientierte Einführung (2. Aufl.). München: Vahlen.
• Gleich, R., Kopp, J. & Leyk, J. (2003). Advanced Budgeting: better and beyond, In Horváth , P., Gleich, R. [Hrsg.]: Neugestaltung der Unternehmensplanung – Innovative Konzepte und erfolgreiche Praxislösungen, Stuttgart: Schäffer-Poeschel.
• Horváth et al. (2004). Beyond Budgeting umsetzen – Erfolgreich planen mit Advanced Budgeting, Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.
• Leyk, J. & Kopp, J. (2004). Innovative Planungs- und Budgetierungskonzepte und ihre Bewertung, In Horváth et al.: Beyond Budgeting umsetzen – Erfolgreich planen mit Advanced Budgeting, Stuttgart: Schäffer-Poeschel Verlag.
• Pfläging, N. (2003). Beyond Budgeting, Better Budgeting: ohne feste Budgets zielorientiert führen. Freiburg i. Br
• Rautenstrauch, T. (2021). Traditionelle Budgetierung: Die Vor- und Nachteile der klassischen Budgetierung.
• Rickards C. (2007). Budgetplanung kompakt. R. Oldenbourg Verlag München Wien
• Rieg, R. (2015), Planung und Budgetierung. Was wirklich funktioniert (E-Book). Springer Gabler. (2. Auflage).
• Schentler, P. (2005). Die Budgetierung: Klassiker oder Auslaufmodell?, Grenzen und zukünftige Handlungsalternativen für die operative Planung.
• Weber, J. & Schäffer, U. (2014). Einführung in das Controlling (14. Aufl.). Stuttgart: Schäffer-Poeschel.
• Weber, J. & Linder, S. (2008). Neugestaltung der Budgetierung mit Better Budgeting und Beyond Budgeting? Eine Bewertung der Konzepte, Bd. 64, WILEY
• WEKA, 07.11.2014, Budgetierung: Traditionelle Planung, Better Budgeting und Beyond Budgeting.

Autoren

Stefanie Luisa Oswald, Rick Dean Imholz, Colin Schleiss, Michelle Sommer